Matriz DAFO Qué es y cómo se hace el análisis estratégico

La matriz DAFO es una herramienta simple pero poderosa y efectiva pues te ayuda a desarrollar tus estrategias, tanto comerciales como personales. Un análisis DAFO ayuda a determinar la dirección del negocio y a establecer las estrategias independientemente de la etapa en la que se encuentre.

Debemos destacar que a veces se habla de DAFO y en otras ocasiones de FODA, esto podemos decir que es completamente lo mismo, solo que se modifica las sílabas del acrónimo.

Entonces, ¿qué es un análisis DAFO y cómo se hace el análisis estratégico?

En este artículo, te explicaremos paso a paso, todo lo que necesitas conocer sobre la matriz DAFO.

Qué es la matriz DAFO

La matriz DAFO es una herramienta de planificación estratégica que tiene como objetivo, identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas involucradas en el desarrollo de una empresa o proyecto para luego desarrollar estrategias, tácticas, metas y objetivos a corto y mediano plazo.

Su valor principal es que permite hacer una autoevaluación de la gestión empresarial.

La palabra formada con el acrónimo DAFO o también conocido como FODA significa: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

La matriz DAFO se diseña en una cuadrícula donde se organizan las 4 características:

1. Factores externos: oportunidades y amenazas. Son aquellas situaciones sobre las que se tiene cierto grado de control.
2. Factores internos: fortalezas y debilidades. Se refiere a las situaciones que suceden fuera de la empresa.

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Fortalezas (factor interno)

Las fortalezas son características propias de la organización que le ayudan a lograr sus objetivos. Son los atributos positivos, tangibles e intangibles que la hacen resaltar de entre la multitud.

Para hacer el análisis estratégico DAFO, analiza las fortalezas de cada aspecto relacionado con el objetivo:

• Capacidades (¿Tenemos la capacidad de hacer…?).
• Estabilidad económica y recursos financieros.
• Recursos humanos (programas de desarrollo, motivación, sentido de pertenencia).
• Procesos de mercadeo y ventas (Vendedores expertos y con conocimiento pleno del producto).
• Reconocimiento y reputación de la marca (larga trayectoria).
• Eficacia y eficiencia de los procesos (fabricación, distribución, comunicación).
• Fidelidad del cliente.

Debilidades (factor interno)

Las debilidades son aquellos atributos, características o situaciones presentes en la empresa y que impiden el logro de los objetivos planteados.

En definitiva, al identificar las fallas y deficiencias de la empresa, se pueden abordar y disminuir. ¿En qué no somos buenos? ¿Qué nos falta? Analiza aspectos como:

• Debilidades financieras (manejo de recursos, estabilidad económica, presupuestos mal desarrollados).
• ¿Cuál es la opinión de los clientes? (¿Qué dicen?).
• Fallas internas (procesos mal manejados, lentitud).
• Imagen de la marca (imagen visual débil, no está definida una política clara).
• Recursos humanos (planes de aprendizaje y crecimiento).

Oportunidades (factor externo)

Las oportunidades en una matriz DAFO se refieren a situaciones externas a la empresa pero que son favorables pues ayudan o podrían ayudar a lograr el objetivo del proyecto.

¿Qué oportunidades nos brinda el entorno empresarial?

Algunos aspectos a analizar son:

• Oportunidades financieras (¿Podemos comprar a un competidor más débil debido a la situación de pandemia actual?).
• Tecnologías emergentes que puedan ayudar a ser más competitivo.
• ¿Qué oportunidades tenemos con los clientes? (¿Qué les podemos aportar?).
• Oportunidades dentro de la organización (¿Qué procesos podemos mejorar para adaptarnos al cambio climático? ¿Nos beneficiaría el teletrabajo?).
• Desarrollo profesional (¿Podemos aprovechar la capacidad de algunos miembros de nuestro personal para dictar cursos de actualización al resto del personal?).

Amenazas (factor externo)

Las amenazas a tener en cuenta en una matriz DAFO, son aquellas situaciones que ocurren fuera de la empresa y que arriesgan el éxito de sus objetivos.

Aunque a veces no pueden ser controladas, conocer las amenazas y riesgos ayudará a enfrentar los desafíos.

¿Existen nuevos requisitos legales que afectarán al negocio?

• Sector financiero (¿Qué amenazas podrían afectar nuestra estabilidad financiera?).
• Comportamiento de los clientes (¿Qué nos preocupa acerca de nuestros clientes? ¿Por qué la cantidad de nuevos clientes tiene tendencia negativa?).
• Factores ambientales (¿Cuáles factores ambientales podrían dañarnos?).

¿Cuándo utilizar un análisis DAFO?

El análisis DAFO se puede utilizar cuando se requiera:

• Definir las estrategias en una empresa que está comenzando sus actividades comerciales.
• Analizar la situación actual de la organización y definir estrategias para seguir avanzando.
• Desarrollar el plan de negocios de la empresa.
• Analizar y definir las estrategias en el desarrollo de un proyecto determinado.
• Resolver problemas.
• Analizar a la competencia y definir estrategias para actuar frente a ella.
• También es útil para hacer tu plan de desarrollo personal.

¿Cómo hacer un análisis DAFO?

A continuación te presentamos el proceso metodológico recomendado para el desarrollo de un análisis DAFO exitoso.

Paso 1. Preparación para el análisis DAFO

1. Prepárate, un análisis DAFO puede ocupar todo un día de trabajo.
2. Selecciona a las personas que participarán en el desarrollo del análisis DAFO. Deben asistir personas analíticas, expertas en el tema y que conozcan las políticas empresariales y el entorno que la rodea, de ser posible convocar a especialistas en segmentación de mercado. La idea es que se reúnan personas con diferentes formas de ver el negocio y con diferentes perspectivas. Cada persona recopilará cualquier información útil (reseñas, estadísticas, comentarios de clientes, etc.).
3. Define el objetivo y el alcance del análisis DAFO.
4. De ser necesario, explica al equipo qué es una matriz DAFO y cuál es su importancia.
5. Además, define cuáles serán las reglas de la dinámica.
6. Crea una plantilla para la matriz DAFO, puede ser en una hoja Excel o descargando una plantilla de alguna plataforma online. (Un poco más abajo ? te regalamos una GRATIS, sigue leyendo ? )

Paso 2. Generación de ideas y conformación de la matriz DAFO

1. 1. Al inicio, permite la generación libre de ideas en silencio, por unos 10 minutos. Cada participante escribirá sus ideas en un papel (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas). Esto hará que el grupo se enfoque en el objetivo.
2. Finalizado el tiempo, inicia con el análisis DAFO. De acuerdo con las reglas de la dinámica de grupo que estableciste, permite que cada persona diga su idea y la registras en la plantilla. Fomenta la participación.
3. Llegó el momento del análisis y “limpieza” de todas las ideas. Deben seleccionar las ideas que realmente son relevantes y eliminar las que estén repetidas y las que no sean de importancia estratégica. Un análisis DAFO efectivo se basa en hechos y datos. Por lo tanto, la información debe ser real y bien analizada.

Paso 3. Desarrollo de las cuatro estrategias DAFO.

En esta etapa, examina la matriz DAFO en busca de conexiones y desarrolla las estrategias para cada aspecto.

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Estrategias de fortaleza-oportunidad – Estrategias FO

Las estrategias FO aprovechan las fortalezas internas para maximizar las oportunidades del entorno externo. Es decir, son las estrategias que definen las visiones y metas del proyecto. ¿Algunas fortalezas respaldan las oportunidades identificadas?

Estrategias de fortalezas y amenazas – Estrategias FA

La idea es desarrollar estrategias que aprovechen las fortalezas internas para minimizar las amenazas que provienen del exterior. Si tu negocio es fuerte, desarrollará estrategias FA que logren enfrentar con éxito las amenazas que se presenten.

Estrategias de debilidades y oportunidades – Estrategias DO

Estas estrategias te serán de utilidad para minimizar las debilidades de tu empresa al aprovechar las oportunidades que suceden en su entorno externo.

Estrategias de debilidades y amenazas – Estrategias DA

Define estrategias de defensa para superar las debilidades del negocio a fin de minimizar las amenazas externas. También se conocen como “estrategias de supervivencia”.

Un claro ejemplo actual es la digitalización de las empresas, desarrollando páginas web, tiendas online o plataformas para evitar quedarse desactualizados y adaptarse a la nueva situación.

Un buen diagnóstico estratégico

• Para crear un buen diagnóstico estratégico debemos seguir unas claves a seguir para desarrollar el proyecto:
  Utilizar sencillez y ser muy concretos
• Tener una visión generalizada del ámbito que se va a estudiar.
• Añadir toda la información de especial relevancia y dedicarle tiempo a su elaboración.
• Realizar un análisis de la situación previa.
• Tener en cuenta que amenazas pueden ser oportunidades vistas de otra forma y viceversa.
• Realizar seguimientos actualizados constantemente para ver la evolución y tener en cuenta las conclusiones finales para que tengan un sentido en común.

Gracias a este tipo de análisis estratégico, las empresas consiguen información que les indica cuál es su actual realidad y su posicionamiento en el mercado en el que se encuentra.

Tips para desarrollar estrategias DAFO

Algunos consejos para realizar un análisis DAFO:

• Primero que nada, define muy bien el objetivo del análisis de estrategias DAFO.
• Desarrolla la matriz DAFO con la participación de varias personas con diversas perspectivas.
• Asegúrate de que todos entiendan qué es y cómo funciona una matriz DAFO.
• Motiva a las personas a hablar de forma franca, sin temores.
• Fomenta la participación de todos los miembros del equipo.
• Al momento de eliminar ideas, utiliza un sistema de votación.
• Analiza a la competencia al momento de desarrollar los factores externos.
• Sé tan específico como sea posible al describir cada uno de los factores pues así será más efectivo el desarrollo de las estrategias.
• Define responsables y fechas para cada estrategia.

Ventajas y desventajas de un análisis DAFO

A continuación, algunas de las ventajas y desventajas de un análisis estratégico DAFO.

Ventajas de un análisis estratégico con la matriz DAFO

• En primer lugar, es un proceso sencillo.
• Permite la identificación de riesgos, amenazas y oportunidades de mejora.
• DAFO es un excelente generador de ideas, fomenta la participación y mejora el sentido de pertenencia.
• Fomenta en los integrantes del equipo, el desarrollo del pensamiento estratégico.
• La matriz DAFO ayuda a conocer el entorno externo al analizar las amenazas políticas y ambientales y prepararse ante posibles eventos.

Desventajas de un análisis estratégico con la matriz DAFO

• Si no es bien dirigido, la organización se puede dispersar y perder el enfoque de lo que realmente es necesario para lograr sus objetivos.
• Es muy simple, para grandes empresas, es necesario acompañarlo con un plan de negocios,
• No hay jerarquía con prioridades claras por lo que es difícil detectar las prioridades.
• Es frecuente hacer análisis que no duran más de un par de horas resultando en un análisis DAFO débil.
• Si no se realiza basado en suficientes datos, se pueden desarrollar estrategias erradas.

Ejemplo análisis DAFO

Para ver más claramente la matriz DAFO vamos a realizar un ejemplo sencillo:

Marta, es un chica que ha decidido dedicarse al mundo de la moda a sus 25 años y con diversas habilidades aún destacan ha sido elegida para trabajar en una de las mejores firmas de París.

Después de 10 años en la empresa, la han despedido por lo que ella decide crear su propio negocio con su marca ideal.

Entonces, debe crear un DAFO para responder a diversas cuestiones:

Debilidades

• Marta no sabe por dónde comenzar su negocio y no cuenta con una cartera de clientes asegurada.
• Tiene un presupuesto elevado por ahorros pero le da miedo invertir por si sale mal y se queda sin nada.

Fortalezas

• Tiene contactos en el mundo de la moda por su experiencia pasada.
• Estabilidad financiera.
• Calidad y variedad de productos.

Oportunidades

• Se encuentran pocos negocios especializados en el mundo de la moda a este nivel.
• La mayoría de sus competidores son empresas muy antiguas y que no aplican las nuevas tecnologías del sector, pero ella se encuentra actualizada a la última.

Amenazas

• Las pocas empresas que se dedican al sector de la moda de alta calidad lo hacen muy bien y se encuentran bien posicionadas.

Es un ejemplo sencillo, pero en el que vemos claramente cómo hacer el análisis DAFO para averiguar por dónde comenzar a crear su propia marca.

Conclusión

Un análisis estratégico con la matriz DAFO es ideal para pequeñas empresas pues puede ayudarlas a comprender hacia dónde dirigir sus esfuerzos.

La matriz DAFO es una herramienta estratégica fácil de utilizar y poderosa para conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de tu negocio.

Sin embargo, no es una herramienta estática que permanecerá sin cambios en el tiempo. La matriz debe ser evaluada y actualizada periódicamente a fin de mantenerte al día con lo que ocurre tanto adentro como afuera de la organización.