Plan de comunicación: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cómo implementarlo?

Saber comunicarse es esencial para cualquier empresa, puesto que solo así conseguirás que el público entienda de manera clara lo que quieres transmitir por lo que resulta de vital importancia crear un buen plan de comunicación.

Todo lo que transmitas debe ir relacionado y ajustado a los valores de la empresa, para así transmitir la razón de ser y los que se sientan identificados con tu empresa será por lo que verdaderamente eres.

Debemos tener muy en cuenta al cliente al que nos dirigimos, ya que trabajaremos un tipo de mensaje y un tono adaptado y elaborado para cada target, por lo que elaborar una buena estrategia de comunicación es de gran relevancia antes de elaborar el plan de comunicación.

Aquí radica la importancia de una buena comunicación. Si deseas saber más sobre cómo comunicarte a través de tu empresa, en este artículo encontrarás todo lo que debes saber.

¿Qué es un plan de comunicación?

Concretamente, un plan de comunicación es una guía que elaboramos para escribir y detallar la manera en la que la empresa decide comunicarse con su target y cuándo decide hacerlo, llevando un orden de las acciones a llevar a cabo.

Se incluyen de manera clara y específica los objetivos que tiene de comunicación, concretamente detallamos a donde queremos llegar.

Podemos diferenciar dos tipos de plan de comunicación, estos van a depender del público objetivo al que nos vayamos a dirigir. Podemos diferenciar comunicación interna o comunicación externa:

Comunicación interna

Cuando hablamos de comunicación interna hacemos referencia al interior de la empresa, concretamente los empleados y miembros que conforman el equipo.

Consiste en trabajar en un conjunto de acciones para así, conseguir información y conocimientos entre los miembros de la empresa ya que cada uno aporta información diferente y relevante en su conjunto.

Con esto se pretende generar un ambiente de trabajo cálido y fomentar el trabajo en equipo y por consiguiente la relación entre los trabajadores.

Comunicación externa

En este caso, el plan de comunicación está dirigido a su público objetivo o público de interés. Se encuentra asociado a la relación de la empresa y su asociación con el target que esta elige, en el que podemos encontrar a accionistas, consumidores, dirigirse a una audiencia generalizada…

Podemos decir que una buena comunicación interna mejora indirectamente la persecución de los objetivos de la comunicación externa ya que los empleados son los mejores prescriptores de una marca.

Cabe destacar que aquí podemos hablar de comunicación de la marca que va hacia el exterior y tiene la misma estructura, consiguiendo así una imagen atrayente y fidelidad en los clientes. Entonces, dependiendo del canal que escoja una empresa para llevara cabo su estrategia de comunicación se puede encontrar con dos opciones:

Plan de comunicación online: se centra en estrategias que son llevadas a cabo a través de internet.
Plan de comunicación offline: estas estrategias no utilizan el apoyo de internet para implementarse.

Podemos destacar que estos dos canales o medios pueden ser complementarios entre sí.

¿Para qué sirve un plan de comunicación?

Hemos definido qué es el plan de comunicación pero concretamente, ¿para qué nos sirve esto? Pues bien, sin un plan de comunicación no podrías unificar el mensaje de tu marca.

Esto se hace para que tanto de manera interna (los empleados) como de manera externa (público objetivo) conozcan la personalidad, los objetivos que se persiguen y los valores de tu empresa. Si llevas esto bien al día no te encontrarás con posibles errores o confusiones a solucionar en un futuro.

También, con un buen plan de comunicación podrás organizar los recursos de los que dispones, ya sean materiales o humanos, todo esto de manera sistemática y estructurada.

Si deseas ampliar la visión de las acciones que vas a llevar a cabo, es de gran utilidad el plan de comunicación, sin dejar de focalizarse en enviar el mensaje propio y adaptado para el target.

Este será un mensaje que transmitirá lo que eres como marca e irá guiando el rumbo de la empresa hacia la consecución de los objetivos que se desean conseguir.

Para elegir el plan de comunicación apto para tu empresa debes pensar que se asemeje a los usos o personas a las que te vayas a dirigir para comunicarle el mensaje.

Beneficios de elaborar un buen plan de comunicación

Siguiendo un buen plan de comunicación podremos saber y tener claro el camino hacia el que la empresa se dirige, pero además de esto nos permite tener ideas de otros conceptos que vamos a comentar.

• Obtener coherencia conforme lo que vamos a comunicar y transmitir lo mismo ya sea por vía online u offline.
• Maximizar los recursos disponibles para no desperdiciar en elementos que no nos sean de utilidad, sacándoles el máximo partido.
• Fortalecer la imagen de marca para crear una idea sólida ante lo que queremos transmitir con el mensaje.
• Fidelizar a los públicos objetivos a través de un mensaje claro.
• Conseguir los objetivos fijados en el plan.
• Aprovechar las estrategias más adaptadas a nosotros.
• Implementar decisiones adecuadas a nuestra empresa y valores.
• Centrarnos en varios públicos simultáneamente.
• Fijar logros a largo plazo para obtener una visión más amplia.

Estos son algunos de los beneficios que se van a obtener gracias a la buena elaboración del plan de comunicación.

¿Por qué es importante?

Debemos diferenciar su importancia según el plan de comunicación que vayamos a elaborar:

Plan de comunicación interno

Al incluir a los trabajadores como parte de la empresa conseguirán que sean más eficientes y productivos en su trabajo, lo que llevará a mayores recompensas para la empresa.

Mejora la información que aporta cada empleado dentro de la empresa creando y construyendo una red de intercambio de valor. Así, se encontrarán actualizados de posibles cambios o novedades que surjan en la empresa.

Incrementa la fidelidad del trabajador ya que desearán continuar trabajando en tu empresa si valoras su trabajo y cada avance que tengan.

Se consigue una mejora de eficiencia ya que al encontrarse en un buen entorno favorece el trabajo en equipo y son más eficaces a largo plazo.

Saber ver y valorar el talento y el potencial de manera individual de cada uno de los miembros de la empresa.

Lograr ampliar la visión para ver dónde seguir mejorando.

Plan de comunicación externo

Si trabajas desde el interior de la empresa, posteriormente conseguirás una imagen corporativa buena y fortalecida.

Consigue saber cuáles son los recursos necesarios para cada una de las acciones que la empresa toma.

Saber ver dónde se encuentran los errores y así luchar por los objetivos de una forma más eficaz.

A través del estudio de la audiencia sabrás más acerca del público objetivo y acercarte cada vez un poquito más a ellos.

Establecer planes a largo plazo pero fijando los pequeños pasos que hay que ir dando hasta llegar ahí.

Mejorar la visibilidad mediante la reputación de marca.

Características de un plan de comunicación

En el plan se debe contemplar todos los aspectos de la empresa, la marca y saber definir el mensaje que se va a comunicar en esa campaña. Se deben de seguir ciertas características para que esto sea efectivo:

Analítico: lo primero que se debe hacer siempre es elaborar un análisis de la situación actual de tu empresa, y se debe realizar por una persona experta en la empresa puesto que encomendar un cargo a una persona inexperta nos llevaría a error posterior posiblemente ya que le faltaría fundamento al análisis.

Estratégico: es imprescindible crear los objetivos para que el plan siga un rumbo elaborado y sistemático.

Claro y coherente: debe tener una estructura con estos dos adjetivos, en el que se entienda con gran facilidad tanto el mensaje como la manera de actuar.

Alineado: se debe tener todo en cuenta desde la voz de la comunicación hasta los temas o expresiones.

Bidireccional: va dirigido a los dos sentidos, en el sentido de retroalimentarse.

Unificado: el plan que elaboremos debe ser integrador.

Proactivo: es decir, marcar de manera anticipada todos los pasos a dar y las posibles soluciones a posibles problemas.

¿Cómo elaborar un buen plan?

Una vez que hemos visto su importancia, pasamos a los puntos más relevantes que debe tener cualquier plan de comunicación estratégico.

Puntos más relevantes:

1. Contextualización: hablamos del análisis externo e interno basándonos en información de datos o informes estadísticos, o cualquier fuente relevante de información que nos ayude a ubicarnos y saber dónde nos encontramos situados actualmente en la empresa. Así conseguiremos establecer los objetivos de una manera más adecuada y específica.
2. Definición de objetivos: una vez hemos analizado dónde se encuentra actualmente nuestra empresa, debemos pasar a establecer los objetivos que deseamos. Destacamos que es uno de los pilares fundamentales de un buen plan de comunicación.Debemos tener en cuenta los objetivos SMART que nos dicen claramente cómo deben ser nuestros objetivos para la empresa. Siempre debemos ser coherentes con las posibilidades que tenemos.
3. Público objetivo: debemos plantearnos una serie de preguntas previas, como pueden ser saber a quién nos dirigimos y cuál es su entorno, gustos y variables demográficas. Por lo que resulta esencial esclarecer lo máximo que podamos a nuestro público para acercarnos a ellos a través de la comunicación.
4. Mensaje: el mensaje es lo que vamos a comunicar al público que hemos seleccionado. Por ello hay que ser rigurosos y acercarnos a ellos teniendo en cuenta sus gustos y tono óptimo.

Segunda parte de la elaboración del plan:

1. Fijar el presupuesto y ver los recursos disponibles: antes de nada debemos saber con cuánto dinero contamos para cierta campaña y los recursos disponibles con los que contamos.
2. Canal o medio: es esencial saber por dónde acercarnos a nuestro target, puesto que no todas las personas ven la televisión o cuentan con la red social Facebook, por ejemplo.
3. Plan de acción: una vez tengamos todo clarificado, pasaremos a la acción, es decir, fijar los puntos a seguir para llegar hasta cumplir el objetivo final que hemos marcado.
4. Calendario: en el calendario, vamos a detallar con exactitud los días que se elaborarán cada una de las acciones que hemos nombrado en el plan, ya que si no contamos con una buena organización se irán dando pasos sin llegar a nada concreto.
5. Evaluación de resultados: una vez realizado el plan de comunicación, es esencial hacer un nuevo análisis de la empresa y ver los puntos que se han mejorado y los que no se han conseguido, para próximos planes poder mejorarlos.

Conclusión

De manera resumida vamos a repasar los puntos más relevantes a tener en cuenta para la elaboración de un buen plan de comunicación.

Primero es vital saber la situación actual en la que se encuentra la empresa para posteriormente poder marcar los objetivos que deseamos cumplir.

Seguidamente, crear un plan de acción para cumplir esos objetivos y que en todo el proceso se tengan en cuenta los pasos que se van dando y el seguimiento de los mismos.

Sin dejar de tener en cuenta que todo plan de comunicación debe estar en constante actualización.

Merece mucho la pena elaborar un documento de comunicación, ya que conseguirás mejorar los resultados y conectar de manera más óptima con tus públicos.