Que es el Benchmarking y cómo desarrollar un plan exitoso

Gracias al Benchmarking, es decir, a través de la comparación del rendimiento de un aspecto de empresa con ciertos aspectos estándares de referencia, se logra desarrollar un método eficiente de medir su desempeño y así, establecer estrategias para el logro de sus objetivos.

El Benchmarking logra que los empresarios obtengan una visión amplia de su negocio gracias a la observación y análisis de lo que sucede en su entorno.

Aun sin saberlo, pues no conocen el término “Benchmarking”, muchas empresas utilizan esta técnica como punto de partida a la hora de establecer sus estrategias.

A continuación, conocerás qué es el Benchmarking, explorarás sus beneficios, importancia y cómo crear un plan de Benchmarking en tu empresa.

¿Qué es el Benchmarking?

El Benchmarking es la práctica de comparar tus productos, procesos, estrategias, técnicas e inclusive valores, con estándares ya establecidos, con otras empresas o con diferentes áreas dentro de tu misma empresa.

Es decir, el Benchmarking no solamente es útil para hacer comparaciones entre empresas, sino que también se pueden analizar diferentes procesos dentro de una misma empresa.

Se pueden comparar estrategias de marketing, especificaciones de productos, metodologías de procesos y todo lo que contribuya al mejoramiento. Para evaluar, se emplean métricas de calidad, tiempo y costes entre otras.

El objetivo del Benchmarking es que las empresas conozcan su situación actual, que tengan un punto de referencia y que aprendan cómo hacen las cosas los que mejor se desempeñan en un campo determinado. Como resultado, las empresas logran ser más competitivas.

¿Cuál es la importancia empresarial del Benchmarking?

El Benchmarking es importante para aterrizar los negocios y ayudarlos a crecer. Decimos “aterrizar”, pues ayuda a identificar la realidad de una empresa, producto, estrategia o proceso.

Su principal objetivo es identificar debilidades en cuanto a rendimiento y descubrir nuevas formas de hacer las cosas.

Algunos de los beneficios que se obtienen con el Benchmarking son:

• El Benchmarking permite detectar puntos débiles y establecer nuevas estrategias para optimizar cualquier proceso. Se establecen nuevos objetivos más competitivos, pero deben ser realistas y alcanzables.
• Definitivamente, se obtienen ventajas estratégicas gracias a la obtención de información valiosa y a una mejor comprensión de la competencia.
• Al mostrar a un equipo, lo que están haciendo otros de manera exitosa, facilita que sus integrantes rompan su resistencia al cambio.
• Permite monitorear el desempeño al establecer KPIs que responden preguntas sobre las tendencias actuales y facilitan el seguimiento de objetivos.
• El Benchmarking dentro de una empresa, fortalece a los empleados gracias a la promoción de una sana competencia.
• Ayuda a reactivar la creatividad del equipo pues se refrescan conceptos e ideas.
• Con el Benchmarking, se aprende a conocer de una mejor manera, el comportamiento de los consumidores.
• Al optimizar procesos y productos, las empresas logran ofrecer una mayor satisfacción al cliente.
• Al final, aumenta la eficiencia del negocio, haciéndolo más rentable.

¿Cuántos tipos de benchmarking existen?

Hay varios tipos de Benchmarking, pero principalmente, se puede clasificar en tres categorías principales: interno, competitivo y estratégico.

Benchmarking interno

Consiste en analizar por comparación, lo que están haciendo otros departamentos dentro de una misma empresa. Con el benchmarking interno se pueden encontrar formas más eficientes de hacer las cosas manteniendo los valores y la cultura organizacional.

Benchmarking de competencia

Es un proceso de Benchmarking externo, usado para comparar productos, servicios y procesos con los de la competencia directa.

Benchmarking estratégico

También es externo, pero no se enfoca en la comparación con la competencia directa sino con empresas exitosas de mayor nivel, empresas con reconocimiento internacional. Con el benchmarking estratégico, las empresas aprenden las mejores prácticas de los grandes y las adaptan de la mejor manera posible.

¿Dónde aplicar procesos de Benchmarking?

Dependiendo del área a mejorar, las empresas pueden utilizar 4 formas de Benchmarking:

Benchmarking de procesos

En este caso, se comparan los métodos para el desarrollo de alguno o varios de los procesos de la empresa. Por ejemplo, procesos de distribución de productos, proceso de atención al cliente, procesos de embudos ventas, entre otros.

Benchmarking de productos

Se utiliza para optimizar las especificaciones técnicas de los productos y así, ofrecer una mejor calidad al cliente. Si la empresa fabrica libretas, puede comparar calidad del papel, cantidad de hojas, diseños, etc.

Benchmarking de servicios

Así mismo, las empresas que ofrecen servicios, como transporte de mercancía o reparto de alimentos, pueden comparar su calidad con la de otras empresas.

Benchmarking de estrategias

Es ampliamente usado en el área de marketing para comparar, por ejemplo, las estrategias publicitarias aplicadas por los competidores directos. Así mismo, puede desarrollarse para el análisis  de las estrategias de rendimiento entre varios departamentos de una misma empresa.

¿Cómo hacer Benchmarking en 9 pasos?

1. Definir el producto, servicio, proceso o estrategia a mejorar

La identificación debe hacerse basada a un análisis previo realizado preferiblemente, por los directivos de la empresa. Luego, en una reunión conformada por representantes de todas las áreas involucradas, declara qué es lo que se desea mejorar utilizando estrategias de comparación por Benchmarking.

2. Definir con quién se va a comparar

Dependiendo si se trata de un análisis de Benchmarking interno, de competencia o estratégico, define con quién van a efectuar el proceso de comparación. En caso de compararse con la competencia directa, preferiblemente selecciona a dos o más empresas para lograr obtener una buena recopilación de datos. Con una sola empresa, el proceso resultará más débil.

3. Definir cómo se medirá el resultado y cómo se obtendrá la información

¿Cuáles aspectos se van a comparar? ¿Cuáles métricas se emplearán para comparar los resultados? ¿Cómo saber si el proceso resulta exitoso? Para recopilar la información, puedes valerte de herramientas como las descritas más abajo. También, puedes hacer investigaciones, entrevistas, reuniones, así como analizar informes, páginas web, materiales de marketing, tendencias y noticias entre otros.

4. Documentar el estado actual del producto, servicio, proceso o estrategia

De acuerdo con las métricas previamente definidas, documenta la situación actual para poder evaluar a futuro, los logros obtenidos.

5. Recopilar información

Este es, tal vez, el paso más difícil en caso de estar realizando comparaciones con tus competidores directos, especialmente debido a que puede haber información confidencial. Documenta toda la información de forma metódica y ordenada. Preferiblemente, utiliza gráficos y tablas para facilitar la comprensión.

6. Analizar los resultados del Benchmarking

Una vez que hayas terminado el proceso de recopilación de datos, procede a convocar una reunión de trabajo con todos los integrantes del equipo. La idea es analizar con el mayor lujo de detalles los datos obtenidos para identificar las causas de las diferencias de desempeño.

7. Crear un plan de mejora

El equipo crea el plan de mejora en el cual se plasman los objetivos a alcanzar y las acciones a ejecutar. El plan deberá ser aprobado por los directivos y contar con el respaldo del equipo. El plan debe incluir fechas de ejecución, responsables de cada tarea, así como la metodología para supervisar y evaluar el avance.

8. Implementar las acciones

Se implementan las acciones tendientes a cerrar la brecha entre el área a mejorar y el área o la empresa comparada. El correcto y constante monitoreo al plan, así como el correcto entendimiento de todos los involucrados, es fundamental para el éxito del proceso de implementar las acciones de mejora.

9. Seguimiento continuo

¿Lograste cerrar la brecha? No te descuides. Además de mantener lo logrado, es tiempo de revisar el plan, actualizarlo y encontrar nuevas formas de mejorar.

Herramientas para Benchmarking

Google Trends

Excelente herramienta para realizar comparaciones mediante el análisis de tendencias en una zona geográfica específica. Google Trends arroja el volumen total de las búsquedas que efectúan los usuarios con respecto a un término determinado. Puede servir para comparar, por ejemplo, la popularidad de tu marca con respecto a la de tu competencia.

Alexa

Si buscas analizar tu sitio web y compararlo con el de tus competidores, Alexa es una buena opción. Su versión gratis es bastante completa.

SEMrush

En caso de requerir información exhaustiva de posicionamiento SEO y SEM de un sitio web, SEMrush es la herramienta que necesitas. Con ella obtendrás información sobre las inversiones en publicidad que hace la competencia.

Screaming Frog

Magnífica herramienta para auditar el SEO de cualquier sitio web, entender sus buenas prácticas, compararlas con las de tu empresa y optimizar tus estrategias. Screamin Frog también te servirá para desarrollar estrategias SEO en tu sitio web.

Ahrefs

Esta es otra de las herramientas imprescindibles para optimizaciones SEO. Ahrefs permite, entre muchas otras virtudes, comparar hasta 5 dominios diferentes.

Buzzsumo

Ideal para analizar y comparar detalladamente el contenido web de tu competencia. Buzzsumo te dirá por ejemplo, las keywords qué funciona mejor en los medios sociales.

Brandwatch

¿Quieres conocer lo que sienten los consumidores con respecto a tu marca y la de tu competencia? Brandwatch te dará las respuestas.

SharedCount

Con SharedCount sabrás el nivel de engagement de los contenidos publicados en los blogs de tus competidores así como los temas preferidos por los usuarios.

Conclusión

El proceso de Benchmarking es una estrategia empresarial para mejorar el desempeño de productos, servicios, procesos y estrategias a través de la comparación de las buenas prácticas que ejecutan otros departamentos dentro de tu misma empresa o empresas diferentes a la tuya.

El Benchmarking debe ser realizado de manera sistemática, con objetivos claros y alcanzables. Gran parte de su éxito, se encuentra en el apoyo de los directivos de la empresa al plan Benchmarking que se desarrolle.